Des faits : du comité technique au GT site pilote, de l’étude d’impact (2012) au déploiement prévu en 2017, l’engagement de la BIU dans le projet SGBM a été, est et sera important …
En septembre 2013, la Présidente de l’Université Paul Valéry, après accord avec les Présidents de l’UM1 et UM2, a proposé la candidature des Universités montpelliéraines pour la phase pilote. Sur les 40 établissements candidats, 12 ont été retenus, dont nous.
Qui sont les sites pilotes ? Université du Maine, 
Université Blaise Pascal Clermont-Ferrand, Université de Lille 3, Université Fédérale Toulouse – Midi Pyrénées, Université de Bordeaux, Université d’Artois et du Littoral, Université du Havre, Université de Lorraine, Université Paris-Descartes, Cité des Sciences, et nous, Universités de Montpellier.
Pourquoi avons-nous souhaité être intégrés à la phase pilote ?
Parce qu’il y a urgence : cela n’a échappé à aucun d’entre nous, après 18 ans de bons services, Aleph ne répond plus à nos besoins … En particulier, la valorisation des ressources électroniques sur l’OPAC d’Aleph ne suffit pas. Plus on attend, plus notre vieil Aleph doit avoir des béquilles : AtoZ ; Flora ; SID ; BO… sans oublier tous nos fichiers de gestion sous Excel ; et il manque un outil de découverte, un ERMS ! toutes ses solutions juxtaposées coutent très cher, en achat, en temps, et …en insatisfaction devant le bricolage… Nos « bricoleurs » de génie, au SI sont justement de farouches défenseurs du projet SGBM ! Et écoutons aussi nos usagers qui réclament des outils intuitifs, des solutions intégrées à leurs environnements de travail…
Aurions-nous pu attendre que la ou les solutions SGBM soient mures, testées dans d’autres établissements ?
Pour faire bref, laisser les autres essuyer les plâtres, et récolter le fruit de leur travail ? Non pas vraiment, car :
- C’est le rôle du dialogue compétitif (qui dure un an !) de tester, faire évoluer, améliorer les produits, en relation avec tous les partenaires…tout cela pour pouvoir faire des choix adaptés…
- Notre rôle dans la phase pilote est de peser, de faire valoir nos attentes, nos spécificités : les testeurs vont scruter dans les détails les offres des fournisseurs, faire remonter les problèmes, tester à nouveau… : les offres SGBM devront intégrer les retours faits par les testeurs de la BIU : cela est un gage de qualité de la solution retenue
- Le dialogue entre sites pilote, tous à peu près concernés de la même manière, va nous aider à prévoir des solutions adaptées mais réfléchies collectivement …Nous testons « Acquisitions » et « Découverte » , d’autres sites pilotes testeront « Circulation » : le rôle du GT sites pilote est d’être une instance de coordination, dialogue…
Courrons-nous le risque que le projet tombe et que tout notre investissement n’ait servi à rien ?
- Pas vraiment : nous capitalisons des compétences, des analyses, autant de données qu’il serait possible de réinvestir dans une solution plus locale.
Avons-nous un avantage financier à être site pilote ?
- Le contrat quinquennal en cours de rédaction inclura la ré-informatisation dans le SGBM : c’est le bon moment pour faire remonter au Ministère notre demande de financement !
- Impliquées dans ce projet national, les Universités nous apportent le soutien des DSI…