Si les formulaires de configuration d’Alma et Primo pouvaient être rédigés sous forme de lettre au père Noël, voici celle que la MSP aurait peut-être écrite…
Cher Père Noël,
Nous avons tous bien travaillé et nous t’attendons avec impatience pour voir si tu vas apporter à nos usagers la possibilité de disposer de plusieurs circuits de demande de quitus, comme c’est le cas aujourd’hui :
- Directement à l’accueil des BU, où on le leur imprime + tampon + signature.
- Par l’intermédiaire d’un formulaire de demande en ligne via le SID, puis on leur envoie un pdf.
- Ou par un « circuit alternatif », pour ceux qui ne savent pas où s’adresser : les demandes via Boomerang.
(A noter que des petits lutins travaillant à la BIU interviennent dans ces 3 circuits pour vérifier l’état du dossier de l’usager (pas de document, pas de litige), et le bloquer, avant d’éditer le quitus.)
Le père Noël existe-il ?
La MSP espérait la reconduction à l’identique à minima, voire l’allègement des circuits.
L’usager devrait bien recevoir au pied du sapin la possibilité de faire sa demande de quitus via le site BIU. Côté lutins de la BIU dans le SGB Alma, on bloque bien toujours le compte de l’étudiant quand on édite son quitus, ça n’a pas changé.
Mais lors des échanges avec Ex-Libris, la MSP a eu du mal à faire comprendre que le quitus était remis par la bibliothèque à l’étudiant, qui se chargeait de le faire parvenir au service de la scolarité chargé des transferts de dossiers. Pour Ex-libris, les quitus étaient censés être envoyés sous forme de liste aux services de scolarités pour autoriser ou non l’émission d’un diplôme. Ce n’est pas ce qui était écrit sur notre liste au père Noël…
Pas à l’aise avec la notion de quitus et ses usages, Ex Libris n’a pas plus compris qu’un étudiant pourrait vouloir télécharger son quitus tout seul, ni prévu que les étudiants viendraient en masse demander des quitus directement à l’accueil des BU. Le SGB Alma ne permet pas à un personnel en poste d’imprimer un quitus. Ce personnel peut seulement l’envoyer par mail à l’étudiant.
Petit papa Noël, quand tu descendras du ciel, amène-nous des quitus par milliers…mais en ligne !
Ce dernier point est décevant : le circuit à l’accueil des BU en sera nettement alourdi… sauf si la procédure de demande et d’envoi de quitus devient complètement dématérialisée : l’étudiant imprimera lui-même le quitus reçu par mail. C’est un point encore à voir avec le père Noël, avec la direction de la BIU. Dans ce cas de figure, le circuit (ainsi allégé) à l’accueil des BU serait d’imposer systématiquement de faire sa demande en ligne. Les tests en janvier-mars prochains avec des collègues des différentes BU permettront d’y voir plus clair et de trouver de nouvelles pratiques confortables pour tous.
Et pour l’année prochaine, quels cadeaux ?
Alma permet l’envoi de fichiers de quitus directement à la scolarité des universités, mais apparemment un format xml. Il faudrait tester cette fonction et voir ensuite avec les services de scolarité si ce format est exploitable par eux. Et ces services ont-ils seulement envie de recevoir de tels envois ? La question est à leur poser …
Un beau cadeau serait que Primo permette à un étudiant dont le compte ne contient plus ni document ni litige de tirer lui-même son propre quitus, et que cette opération bloque automatiquement son compte. Dans cette configuration idéale, cet étudiant aurait été totalement indépendant et le travail du personnel de la BIU en aurait été encore plus allégé. Cette possibilité technique existe bien en théorie… à ceci près qu’elle nécessite un développement informatique payant, à mettre donc sur la liste au père Noël l’année prochaine pour avoir une chance de le trouver au pied du sapin.