Laure Franceschi, chef de projet SGBM, nous a reçus dans son bureau le 1er décembre pour l’interview-vérité. Au programme : les questions qui fâchent ! Attention, jokers interdits…
Pouvez-vous nous dire quand le nouvel outil va-t-il être mis en production ?
Un premier environnement a été livré le 21 novembre, avec les données d’Aleph. Nos Primo ont également été livrés. On est à la phase de « Mise en ordre de marche » : actuellement, les GT vérifient que la migration des données Aleph s’est bien passée et que les fonctionnalités mises en place correspondent à ce qui a été demandé. Au mois d’avril, une 2e migration aura lieu : Alma et Primo remplaceront Aleph et PFI à partir du 1er mai. Ce sera la « vérification d’aptitude ». Ensuite, nous avons un peu plus de 2 mois pour vérifier que tout est OK, et en juillet interviendra la VSR, la « vérification de service régulier » : à ce moment-là, nous recevrons nos premières factures d’Ex-Libris…
Quel sera le montant des factures ?
Le coût de la migration est de 120 000 euros et la licence annuelle est de 98 000 euros HT. Le coût de nos outils actuels dépasse ce montant : c’est donc plutôt une bonne opération, d’autant plus que nous ne disposions pas d’un outil de découverte à la BIU.
L’outil de découverte Primo va donc être mis à disposition des usagers au mois de mai… La BIU ferme peu de temps après : pourquoi avoir choisi cette date et prendre le risque de laisser nos usagers sans accès à nos ressources l’été ?
Ex-Libris a proposé un calendrier, ce n’est pas vraiment un choix. Toutefois, envisager un déploiement plus tôt dans l’année aurait été difficile… et changer l’outil documentaire à l’automne n’aurait pas non plus été une bonne opération. En déployant l’outil en mai, on se laisse le temps de régler les problèmes jusqu’à la fermeture, mais également de finir de former les collègues afin que tout se passe bien à la rentrée et que Primo soit présenté aux usagers dans les meilleures conditions.
Primo, c’est ce qui va remplacer le site web de la BIU ?
Alma remplacera l’interface professionnelle d’Aleph ainsi que PFI. L’Opac actuel, lui, sera remplacé par les 5 interfaces publiques Primo (une pour l’UM, une pour l’UPV, une pour l’ENSCM, une pour Unîmes et une pour l’IPT). Cela ne fait pas de l’interface publique Primo notre site web, qui donne accès à autre chose que l’Opac.
On pourrait tout à fait imaginer que l’Opac serve de point d’entrée à toutes les informations actuellement contenues dans le site, mais c’est un autre chantier…
Du coup, que verront nos usagers ? Comment accèderont-ils au nouveau catalogue, ou plutôt aux nouveauX catalogueS ?
Les différents scénarios de travail sont en train d’être élaborés, mais l’idée est d’offrir le choix entre les différents catalogues sur la page d’accueil du site de la BIU. Il y aura aussi des liens via les ENT et les sites des universités.
Mais alors, pourquoi avoir choisi de mettre en ligne un nouveau catalogue au printemps dernier si on savait qu’on allait en changer aussi rapidement ?
Cela faisait longtemps que le projet de changer l’Opac pour un outil de découverte était étudié. Or, le projet SGBM prenait du temps, sans perspective solide sur les échéances… L’Opac intégré (notre nouveau catalogue) a été préfiguré dès 2015, et malheureusement, il y a également eu du retard sur ce projet. Le risque a tout de même été pris de mettre en place ce nouvel Opac et de donner au plus vite la possibilité aux lecteurs de chercher dans toutes les collections de la BIU indépendamment du support, et dès la page d’accueil du site. L’ancien site proposait aux utilisateurs de jouer entre différentes interfaces suivant le type de document recherché. Maintenant, ils peuvent tout chercher au même endroit. Ce sera également le cas dans Primo, et en plus, une interface propre à chaque établissement sera proposée.
Parmi les craintes concernant le SGBM, il paraît que tout est en anglais : les vidéos, les interfaces… que pouvez-vous nous en dire ?
L’interface professionnelle d’Alma est en français, celle de Primo en anglais. L’interface publique sera en français et l’on pourra aussi proposer d’autres langues à nos usagers. Les premiers clients d’Ex-libris sont anglophones et l’outil a également été implémenté dans des pays où l’usage de l’anglais dans un contexte professionnel est fréquent (Suède, …). Il est prévu de travailler à l’amélioration des traductions en coopérant avec les autres établissements francophones ayant adopté ces outils.
Justement, que devient le « M » du SGBM dans tout ça ?
La rédaction du cahier des charges a été mutualisée… Ensuite les établissements ont préféré rédiger chacun de leur côté leur marché. Il est vrai que tous les marchés actuellement signés ont été attribués à Ex-Libris. Une collaboration existe toujours, mais elle relève plus de l’échange d’informations, chaque établissement ayant exprimé des besoins différents pour l’implémentation de leur produit. La phase de réalisation réduit les possibilités de collaboration, car beaucoup d’éléments de contexte local entrent en ligne de compte. La mise en place des échanges entre applications : SIFAC, Apogée, Harpège pourront être mutualisés, mais ça suppose qu’au moins un établissement se retrousse les manches pour tous les autres… L’Abes, elle, privilégie le travail sur les liens entre Alma et le Sudoc tout en continuant à proposer une assistance administrative pour l’établissement des marchés.
En parlant de mutualisation, est-ce qu’il est prévu de s’entre-aider pour la formation des utilisateurs professionnels ? Et qui va former les formateurs ?
Les formateurs vont se former comme les collègues membres des GT, d’abord en regardant les vidéos de l’Alma training center. Ils pourront finir de s’approprier l’outil grâce à l’environnement de production qui contient nos données et qui est configuré selon nos souhaits. Enfin, les membres de l’équipe projet et des GT pourront aider les formateurs en répondant à leurs éventuelles questions sur le fonctionnement d’Alma et Primo. On peut s’inspirer des plans de formation et des supports réalisés par les autres établissements, mais il y a trop de particularités dans les paramétrages demandés par chacun pour que cela soit réellement utile de travailler à plusieurs sur ces aspects.
Et pourquoi Ex-Libris n’a pas fourni de formateurs ?
Ex-Libris a mis en place un site de vidéos en ligne plutôt que de mettre en place des équipes de formateurs : c’est comme ça qu’ils présentent leur solution à tous les clients. La société ne propose jamais de formations sur place, même contre paiement (la Suisse a essayé!!).