Au départ, un projet de réinformatisation, le SGBM…
Et voilà NORiA, NOtre RéInformatisation A venir, blog sur le SGBM à la BIU…
Pourquoi ce blog ? Pour vous informer et vous permettre d’échanger sur le sujet ! Alors bienvenue, lancement officiel à la journée de la BIU le 29 juin prochain !
En général, quand on travaille en bibliothèque, on connaît les SIGB – chez nous, Aleph qui gère l’ensemble des activités liées aux documents (acquisitions, catalogage…) et aux lecteurs (prêts, retours, réservations…) – mais ça, c’était AVANT.
Maintenant, on parle de SGBM – pour « Système de Gestion de Bibliothèque Mutualisé » – et tout est dans le « mutualisé », évidemment. En gros, on s’est dit que c’était vraiment dommage d’avoir tous ces systèmes ringards, qui n’échangent pas entre eux et qui coûtent tous super cher (à l’achat comme au maintien, d’ailleurs).
Et là, hop, l’ABES lance en 2011 un projet de réinformatisation des BU françaises, histoire de moderniser tout ça avec un système de nouvelle génération (ça fait classe, hein ?) qui pourra tout faire ou presque :
Pas mal, non ?
Des faits : du comité technique au GT site pilote, de l’étude d’impact (2012) au déploiement prévu en 2017, l’engagement de la BIU dans le projet SGBM a été, est et sera important …
En septembre 2013, la Présidente de l’Université Paul Valéry, après accord avec les Présidents de l’UM1 et UM2, a proposé la candidature des Universités montpelliéraines pour la phase pilote. Sur les 40 établissements candidats, 12 ont été retenus, dont nous.
Qui sont les sites pilotes ? Université du Maine, 
Université Blaise Pascal Clermont-Ferrand, Université de Lille 3, Université Fédérale Toulouse – Midi Pyrénées, Université de Bordeaux, Université d’Artois et du Littoral, Université du Havre, Université de Lorraine, Université Paris-Descartes, Cité des Sciences, et nous, Universités de Montpellier.
Parce qu’il y a urgence : cela n’a échappé à aucun d’entre nous, après 18 ans de bons services, Aleph ne répond plus à nos besoins … En particulier, la valorisation des ressources électroniques sur l’OPAC d’Aleph ne suffit pas. Plus on attend, plus notre vieil Aleph doit avoir des béquilles : AtoZ ; Flora ; SID ; BO… sans oublier tous nos fichiers de gestion sous Excel ; et il manque un outil de découverte, un ERMS ! toutes ses solutions juxtaposées coutent très cher, en achat, en temps, et …en insatisfaction devant le bricolage… Nos « bricoleurs » de génie, au SI sont justement de farouches défenseurs du projet SGBM ! Et écoutons aussi nos usagers qui réclament des outils intuitifs, des solutions intégrées à leurs environnements de travail…
Pour faire bref, laisser les autres essuyer les plâtres, et récolter le fruit de leur travail ? Non pas vraiment, car :
2013 – La BIU, maillon de la chaîne
La BIU participe au projet SGBM depuis ses débuts.
En tant que site pilote, elle participe au groupe de travail (GT) national dont la mission est de préparer puis de mener le dialogue compétitif.
Ce groupe de travail est organisé en commissions chargées d’évaluer les différentes fonctionnalités du SGBM (acquisitions, migration, catalogage, intégration, circulation, découverte, formation – documentation), et en ateliers plus ponctuels.
La BIU participe aux commissions acquisitions, découverte et formation, et aux ateliers communication, planification et marché.
2014 – Ils l’ont fait !
Octobre 2013 – avril 2014 : au niveau national, rédaction d’un programme fonctionnel du SGBM.
En local, les correspondants Aleph, documentation électronique et statistiques des BU sont sollicités pour travailler sur la préparation du programme fonctionnel.
On leur demande d’attribuer une note à chaque fonctionnalité attendue, par ordre d’importance. En tout, plus de 250 fonctionnalités (450 sous-fonctionnalités) sont évaluées par les correspondants ! Insérer lien vers fichier Excel
La moitié est retenue comme fonctionnalités prioritaires et vient alimenter les différentes rubriques du programme fonctionnel :
2015 – Un (SGBM) pour tous et tous pour un
En 2015, la BIU poursuit sa contribution aux travaux nationaux qui permettront de sélectionner le(s) meilleur(s) prestataire(s) pour le futur SGBM en mettant en place des équipes de testeurs.
Tels les pionniers de l’Ouest américain 
, 12 testeurs vont défricher les terres vierges du SGBM avant que le commun des bibliothécaires n’y mette les pieds.
Les groupes testeurs :
Leur rôle : préparer le travail des commissions nationales en testant les produits proposés par les entreprises candidates sur les fonctionnalités suivantes : acquisitions, formation des utilisateurs professionnels et outil de découverte pour les lecteurs.
Parallèlement, la BIU se prépare aux changements à venir en s’appuyant sur 3 groupes de travail spécifiques. Chacun à leur manière, ils doivent anticiper les difficultés et sécuriser le changement de SIGB afin que tout se passe bien le moment venu.
Les groupes de travail spécifiques :
Son rôle : Préparer les données du catalogue Aleph à la migration et à la réinformatisation –Identifier les défauts et problèmes éventuels et proposer des solutions. Préparer et réaliser la migration.
Son rôle : Décrire, maîtriser et prendre en compte toutes les étapes du circuit des acquisitions (en particulier les étapes financières qui ne sont pas assurées par les bibliothécaires)
Son rôle : organiser la communication interne sur le projet en 2015. Préparer ensuite les aspects fonctionnels et les conséquences de la réinformatisation sur les pratiques et l’organisation du travail.
Un GT interU pilote la coordination générale des groupes testeurs et des groupes de travail spécifiques et fait la synthèse de leurs travaux. C’est le comité de pilotage du projet SGBM et de la réinformatisation de la BIU. Il assure le lien avec les bibliothèques partenaires.
Le groupe de travail coordination générale est composé des pilotes de chaque groupe : L. Franceschi*, R. Griesser, V. Legarff, L. Lefrançois, A.-L. Briet, N. Darbon, B. Pertoldi, Unîmes
Le projet SGBM à la BIU comporte deux volets : du travail côté national (les tests) et du travail côté local (les GT).
Voici le «qui quoi où comment » du travail BIU côté national !
Qui ?
Des chefs de projets :
Des testeurs, qui préparent le travail des commissions d’audition. La BIU travaille sur 3 des 8 commissions : Acquisitions – Formation des utilisateurs professionnels – Découverte
Et nos testeurs sont :
Quoi ?
Que teste-t-on ? à partir des 70 cas pratiques, les testeurs étudient comment les SGBM répondent, se comportent ; ils font remonter les problèmes aux prestataires, lesquels devront corriger les outils, à nouveau testés, etc.
C’est cela le dialogue compétitif : faire émerger une solution adaptée aux besoins de l’ensemble du réseau, autant qu’à chacune des parties impliquées !
Comment ?
Là, il faut reparler de clause de confidentialité…
Nos collègues vont être très pris par ces phases de test et d’audition, mais ils ne pourront pas nous raconter le déroulé des tests, leurs conclusions : les règles de confidentialité sont communes à tous les appels d’offre. Ajoutons que la dimension nationale du projet autant que les montants financiers en jeu renforcent l’obligation d’une procédure parfaite et du zéro défaut !
Quand ?
Les auditions se dérouleront du …
Les tests devraient commencer début juillet et s’achever le 20 mai 2016.
Les voilà, les testeurs et autres membres des GT chargés du suivi du projet de réinformatisation dans le cadre du SGBM (quelques absents, bien sûr, mais merci à tous ceux qui ont bien voulu jouer le jeu de la photo de classe !) :
Bonjour Laure, pouvez-vous nous dire ce qui vous a amené au SGBM ?
C’est en tant que Responsable du Service informatique de la BIU que je suis devenue Chef de projet SGBM à l’été 2013. Régis Griesser, déjà impliqué depuis 2011, y consacre aussi une grande partie de son temps. C’est d’ailleurs avec lui que nous avons lancé le programme fonctionnel en 2013, c’est-à-dire la liste de toutes les fonctionnalités attendues des candidats et que nous avons sollicité les correspondants Aleph sur les cas pratiques notamment.
Je m’y perds un peu dans tous ces termes et différentes phases, études de faisabilité, étude d’impact, programme fonctionnel, dialogue compétitif…, ça m’a l’air un peu compliqué, non ?
C’est vrai que c’est compliqué. C’est lié à la taille du projet. Il a commencé avec une idée simple : se regrouper pour obtenir un bon SGB au meilleur prix et garantir son intégration dans le SUDOC. Mais pour passer à la réalisation tout en respectant les règles qui pèsent sur les projets publics, il a fallu passer par plusieurs étapes et mettre en place toute une organisation, qui paraît lourde et complexe quand on l’aborde pour la première fois, mais qui semble parfaitement logique à ceux qui y évoluent.
En résumé, il a fallu :
En reprenant les étapes une par une, elles sont compréhensibles !
Après la période de travail avec les correspondants Aleph, que s’est-il passé ?
Tout ce travail réalisé par les correspondants Aleph, documentation électronique et statistiques a été exploité au niveau des groupes nationaux. Les Chefs de projets se sont fait le relais des retours des collègues sur les fonctionnalités attendues.
Et maintenant, on en est où ?
La procédure de dialogue compétitif a été lancée. Les candidats sont en train de plancher sur le vrai programme fonctionnel. En juin 2015, nous devrons sélectionner sur la base de leur offre technique et financière, jusqu’à 5 candidats qui seront admis aux auditions. Ensuite, nous les recevrons pour discuter de ce qui sont en mesure d’offrir au regard de nos besoins et critères. Au printemps 2016, les candidats devront alors nous faire une offre définitive. Eté 2016, seuls 3 candidats seront retenus pour signer un accord cadre. Une mise en concurrence de ces 3 candidats sera alors organisée. Puis, une fois le choix du fournisseur validé, nous rentrerons dans une 1ère vague de réinformatisation. La BIU, en tant que site pilote, fera partie de cette 1ère vague qui interviendra en 2017.
Vaste programme…quelle sera alors la nature du travail des collègues de la BIU impliqués dans les groupes de travail ?
De retour des auditions, Régis et moi retransmettrons les informations aux testeurs en leur demandant d’analyser cette documentation et d’y trouver la petite bête c’est-à-dire, nous dire ce qui peut poser problème dans les solutions que les candidats proposent et aussi ce qui demande à être valorisé. De cette manière, nous serons Régis et moi en mesure de faire un retour « intelligent » aux candidats. Ainsi, la BIU participera activement au retour qui sera fait aux candidats par les commissions nationales.
Avez-vous réfléchi à l’impact de cette réinformatisation sur les pratiques professionnelles des agents ?
C’est une question importante.
Il existe une commission « Formation » qui s’intéresse au dispositif d’accompagnement et de formation du personnel et qui étudiera ce que les candidats sont en mesure de proposer. Bien souvent, ces derniers proposent de former « des formateurs relais » choisis parmi les agents de la BIU qui formeront à leur tour les collègues dans les sections. Une documentation de type manuel, assistance technique est souvent livrée et puis nous aurons le soutien de l’Abes.
En fait, pouvez-vous, Laure nous rappeler en quoi ce projet est un plus pour nous ?
Se mettre à plusieurs, c’est-à-dire à 48 établissements est la garantie de proposer un marché suffisamment intéressant où nous serons en position de force pour négocier les prix et l’offre de service. Ce qui n’était pas le cas précédemment avec l’ancien système local. La procédure est lourde mais également très structurée de façon à permettre aux établissements de travailler en synergie. Disposer d’un outil performant qui permet de gérer l’ensemble des ressources et des services sera un véritable atout pour nos BUs. De plus, au lieu de nous réinformatiser tout seuls, nous bénéficions de l’expertise des agents impliqués à l’Abes et dans les autres sites pilotes. C’est une vraie chance.
Selon vous, quelles sont les plus grandes difficultés que vous rencontrez dans la conduite d’un tel projet ?
Compte tenu de la taille de la BIU, ce n’est pas facile de mobiliser les collègues des différentes BUs, de les faire rentrer dans le projet, ne serait-ce que de leur faire prendre conscience qu’il se passe quelque chose pour qu’ils voient venir la réinformatisation en 2017.
De notre côté, avec Régis nous sommes à fond, nous connaissons par cœur le dossier. L’idée de création d’un blog est intéressante et servira je l’espère à mieux informer les collègues. Pour ma part, je n’ai malheureusement pas de pause-café avec les équipes en BU pour en discuter avec eux (rire).
On aurait pu choisir de tout faire tout seul mais ce n’est pas réaliste tant la charge de travail est importante. De plus, nous avons besoin de nous entourer de toutes les compétences ; ça fonctionne dans les deux sens : transmission d’information et captation de compétences.
Et sinon, personnellement, comment vivez-vous ce projet ?
C’est très enthousiasmant car on sait que notre système de gestion actuel n’est pas parfait. Il y a la promesse d’un outil qui rendrait des services que nous ne proposons pas actuellement, des fonctionnalités simples et agréables. Le travail avec l’Abes et les Chefs de projets des autres établissements est stimulant. En fait, C’est un vrai retour sur investissement …c’est aussi beaucoup de travail mais il en ressort toujours quelque chose de positif.
Avec la nouvelle année universitaire, un nouvel organigramme fonctionnel pour le projet SGBM s’est mis en place à la BIU. Il est plus que temps de commencer à vous dévoiler ce qui a changé par rapport à l’année dernière.
Attention, depuis septembre, Nathalie Darbon et Anne-Laure Briet Fischer remplacent Laure Franceschi jusqu’en avril et font le lien entre tous les groupes de travail
GT sites pilotes : ce groupe instruit la partie technique du projet. Cette année, il est principalement chargé de dialoguer avec les candidats au SGBM.
Testeurs : ça marche ? ça marche pas ? Les testeurs passeront à la loupe les solutions des candidats, entre chaque série d’auditions.
GT interU : ce groupe coordonne l’ensemble des groupes de travail SGBM BIU
GT migration : sa mission, faire rentrer les données d’Aleph dans le SGBM
GT Conduite du changement : avant/après le SGBM : si c’est encore flou pour vous, ce groupe va vous aider à y voir + clair.
GT Communication : c’est grâce à la cellule communication BIU que Noria reprend du service !
Qui se cache derrière toutes ces bulles ? A suivre très prochainement sur noria…
La « naissance » du SGBM est prévue pour janvier 2017… juste après un autre heureux événement : Laure Franceschi, notre chef de projet SGBM, sera ainsi absente jusqu’en avril prochain. Rassurez-vous, pendant ce temps, le projet est entre de bonnes mains puisque Nathalie Darbon et Anne-Laure Briet-Fischer assurent l’interim ! Rappelez-vous, le chef de projet, c’est celui qui suit l’ensemble du travail, à la fois au niveau national et à la BIU.
Au niveau national, promis, vous en saurez plus bientôt, confidentialité oblige, sur les auditions et les tests des solutions des candidats au SGBM.
A la BIU, c’est le GT interU qui est le pivot de notre organisation.
Depuis septembre 2015, ce groupe est composé : des chefs de projet (qui sont les pilotes), de Régis Griesser, de Marie Nikichine, de Laure Jestaz et de Florence Barré. Sa mission ? Faire le lien entre tous les acteurs du projet à la BIU : groupes de travail SGBM, direction de la BIU, bibliothèques associées, services de l’université…
Et n’oubliez pas : pour en savoir plus, tous les comptes rendus sont disponibles sur l’intranet de la BIU, rubrique « SGBM ».
Le GT conduite du changement, en 2015, ça a été Noria. 
Le but était de vous informer sur le projet SGBM. Noria va bien sûr continuer, avec l’aide de la cellule communication BIU et plus particulièrement de Carine Lassagne, dont vous avez sûrement reconnu la touche personnelle sur le blog! Depuis septembre, le GT a changé. Nathalie Caizergues, Delphine Côme, François Lebertois, Jean Llurba et Marie Nikichine travaillent ensemble pour préparer la BIU et VOUS préparer au changement qu’accompagnera le SGBM. Rappelez-vous, le SGBM porte plusieurs promesses, notamment l’amélioration de la gestion et de la mise à disposition des ressources électroniques, avec le même outil que pour les collections imprimées (ce qui n’est pas vraiment le cas actuellement, malgré tous les efforts du SI, snif).
Fermez les yeux, imaginez-vous d’ici un peu plus d’un an : vous commencez votre journée, vous allumez votre poste, vous vous branchez au sgbm, et là… Eh bien là, c’est ce que le groupe va essayer d’inventer avec vous. Pour cela, nous allons venir dans VOS services, parler du sgbm avec VOUS et vous demander VOTRE avis.
Voici le calendrier pour la tournée à ce jour, des dates supplémentaires sont déjà en train d’être fixées : n’hésitez pas à vous rapprocher des membres du GT conduite du changement pour en savoir plus sur son organisation et vous inscrire aux séances.
-25 janvier, 10h, BU DROIT
-26 janvier, 10h, BU DROIT
-27 janvier, 10H, BU DROIT
-4 février, 10H, SANTE (BU PHARMA)
-8 février, 10h, BU LETTRES
-9 février, 10h, BU LETTRES
-11 février, 14h, BU LETTRES
-12 février, 10h, BU LETTRES
Cela fait 18 ans qu’Aleph nous sert à gérer le catalogue et les lecteurs de la BIU. Aujourd’hui, cela représente 1 976 295 notices de documents et 281 800 fiches lecteurs à faire passer dans le SGBM d’ici un an, sans parler des autres types de notices (autorités, bibliothèques, fournisseurs, etc).
Autant vous dire qu’ils ne seront pas de trop dans le GT migration pour ne rien laisser de côté ! Céline Paillaret, Régis Griesser, Thomas Fresneau, Sébastien Daillet, Abel Sprecher, Sylvie Périer et Brigitte Canipel sont donc chargés du grand déménagement.
Comme dans tout déménagement, on commence par un grand tri pour savoir ce qu’on garde et ce qu’on laissera finalement de côté. Ça, c’est ce que le groupe a réalisé l’an dernier.
Et maintenant, place au grand ménage ! Rassurez-vous, la plus grande partie de ce ménage de printemps se fera au moyen de scripts informatiques capables de modifier des milliers de notices en quelques secondes. C’est l’effet Whaou !!!
Un exemple ? Quand le ppn d’une notice d’Aleph ne correspond plus à rien dans le Sudoc, on fait le ménage. Facile… Mais quand il y en a potentiellement plusieurs centaines de milliers de notices à vérifier, il vaut mieux confier cette tâche à ce qu’on appelle un script. Le groupe migration suivra l’exécution de ces scripts une fois qu’ils auront été écrits, au 1er trimestre 2016.
Et après commencera le travail de fourmi pour savoir ce qu’on fait de toutes les notices d’Aleph SANS ppn : les notices de casques, de PC, de clés, de stylos ( !!! eh oui, on peut aussi cataloguer des stylos !!!), etc. Et là, tout ne reposera pas sur le groupe migration pour traiter les quelques 3 000 notices concernées, les bibliothèques seront sollicitées tout au long de l’année pour réaliser ce chantier.
Aleph vit sa dernière année à la BIU, ça, vous l’avez compris. Le futur SGBM devra être vraiment tout-terrain et permettre [roulements de tambour] à la fois la commande ET le paiement des factures dans un même module.
(Telle Alice aux pays des Merveilles, clique sur moi pour m’agrandir…)
Le GT acquisitions-SIFAC composé de Nathalie Darbon, Sophie Lemaître et Julie Vidal côté BIU, ainsi que Yves Briot et Sylvie Pérez côté Finances, a travaillé entre mars et juin 2015 à la résolution de cet épineux problème. Il a fallu recenser et décrire les différents circuits d’acquisitions dans nos BU, et surtout les étapes en lien avec SIFAC.
Tout cela a permis de réaliser des circuits qui viendront nourrir notre futur SGBM pour continuer à acheter en toute quiétude :
Ca y est, la tournée SGBM commencée à la BIU au début du mois de février s’est achevée par deux représentations à Nîmes le 19 février dernier. 8 animateurs, 11 séances, 130 questionnaires remplis et beaucoup, beaucoup de questions et d’échanges pendant et après.
Le diaporama diffusé est toujours disponible ici : TOURNEE SGBM v3-2 et le questionnaire est ouvert jusqu’au 7 mars ici : http://sondage.biu-montpellier.fr/index.php/842218?lang=fr
Et après?
Vos réponses seront analysées, avec l’aide notamment d’une collègue conservateur stagiaire qui viendra épauler le GT conduite du changement dans cette lourde tâche. Un petit aperçu en avant-première de vos réponses? Allez, puisque vous insistez: 
Et en attendant, Noria vous apportera quelques réponses sur les sujets qui ont suscité beaucoup d’interrogations. Au programme ces prochaines semaines : le cloud, les bases de connaissance, la formation à notre futur outil.
Ouvrez l’oeil!
Le SGBM sera géré en cloud computing (cloud signifie nuage en anglais et indique un hébergement de fichiers sur des serveurs qui sont très éloignés géographiquement de celui qui les a déposés).
En conséquence, nos données ne seront plus hébergées sur nos serveurs locaux mais sur ceux de notre fournisseur et nous y accéderons via internet. Au lieu d’acheter un logiciel et de l’installer sur tous nos postes informatiques, nous paierons un abonnement annuel pour accéder aux services du SGBM (c’est ce qu’on appelle software as a service ou SaaS).
Ce système permettra de cataloguer ou de travailler dans la base de connaissance depuis n’importe quel poste informatique (un peu comme Colodus en somme).
Ne risque-t-on pas de perdre le contrôle sur nos données, et de s’exposer à des ruptures d’accès ?
Lors des réunions d’information SGBM, plusieurs d’entre-vous nous ont interrogés sur les implications du cloud en termes de sécurité, de propriété et de confidentialité des données ou se sont inquiétés du fonctionnement du système en cas de coupure réseau.
Voici quelques éléments de réponse :
Confidentialité des données lecteurs : il est demandé aux fournisseurs du SGBM de se conformer aux recommandations de l’ANSSI (Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d’Information) et de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) et de respecter la réglementation européenne – en évolution- et française en matière de données personnelles.
Sécurité des données : la protection des données contre les attaques informatiques sera probablement supérieure à celle que nous avons aujourd’hui à la BIU. Le programme fonctionnel du marché SGBM exige que les entreprises candidates décrivent clairement dans leur offre les points suivants :
– l’organisation générale du stockage des données,
– les normes de qualité appliquées en matière de stockage et de sécurité,
– les sous-traitances et les transferts de données existants,
– leurs engagements précis dans ces domaines (plan d’assurance sécurité).
Propriété des données : toutes les données produites par la BIU resteront sa propriété. Si on décide un jour de changer de SGB, on migrera les données sur le nouveau système exactement comme on s’apprête à la faire aujourd’hui depuis Aleph. Le cahier des charges prévoit que l’ABES et les établissements pourront copier périodiquement toutes les données indispensables à la migration d’un établissement vers un autre système, distribuer et retraiter ces données à leur convenance.
Coupure réseau : en cas de coupure réseau, un système de prêt secouru est prévu. Pour les autres applications du SGBM fonctionnant en réseau, on sera mangé à la même sauce qu’aujourd’hui : pas de réseau = pas d’outil de travail. Heureusement, ça n’arrive pas souvent !
Pas évident de maîtriser tous les termes techniques associés au SGBM…
Le glossaire de Noria est là pour nous aider à y voir plus clair : que recouvre exactement une base de connaissance ? Avec ou sans index central ? A quoi servent le proxy et le résolveur de liens ? Autant de questions dont vous trouverez la réponse dans le glossaire.
Et si d’autres questions vous taraudent, n’hésitez pas à nous les adresser dans la rubrique questions et propositions de Noria. On cherchera la définition pour vous !
La grande tournée SGBM a permis de susciter des questions autour des bases de connaissance. Rappelez-vous, les solutions des candidats au SGBM doivent comporter des listes de titres de ressources électroniques qui nous permettront de signaler d’un clic dans notre nouveau catalogue le contenu des bases de données auxquelles la BIU est abonnée. C’est l’outil AtoZ d’Ebsco qui remplit en partie ce rôle actuellement à la BIU. Le problème des bases de connaissance, c’est quand on n’y trouve pas TOUTES nos ressources électroniques : autant il est assez rapide d’ajouter un titre imprimé dans le SUDOC, autant le catalogage de l’ensemble des titres de revues présents dans une base de données s’apparente à une opération « tonneau des Danaïdes ».
S’il y a quelques années, les bases de connaissance présentes sur le marché n’intégraient pas ou mal les données correspondant aux ressources en langue française, les lacunes ont été quand même bien comblées. Par exemple, les revues présentes sur les bases juridiques françaises Dalloz, Lamyline, etc, se retrouvent facilement dans une base de connaissance comme AtoZ, de même que les revues de l’agrégateur Cairn. Bien sûr, il y a des manques : on peut citer les Classiques Garnier numérique, les Techniques de l’ingénieur, peu présents dans les bases commerciales.
Maintenant, c’est aussi et surtout en matière de qualité des métadonnées qu’il faut être vigilant : de par le monde, les agences bibliographiques se mobilisent depuis plusieurs années pour améliorer les circuits de partage et de structuration des informations relatives à la composition des bouquets, pour éviter ce genre d’incohérences.
Il s’agit par exemple des projets Bacon pour la France ou KB+ pour le Royaume-Uni.
Et donc, que nous promettent les candidats au SGBM ? Les fournisseurs doivent fournir d’ici la fin des auditions le taux de recouvrement entre leurs bases de connaissance et les ressources proposées par les établissements. C’est une des exigences du cahier des charges qui leur a été soumis et sur laquelle leurs solutions seront évaluées. Affaire à suivre de près donc…
Vous souhaitez en savoir plus sur les bases de connaissance ? Cliquez ici pour l’image ou ici pour le son.
Tandis que le groupe « conduite du changement » analyse vos réponses au questionnaire SGBM, il y a du nouveau dans le projet.
Ce jeudi 31 mars, le groupe de travail interU se réunit pour faire le point sur l’évolution de l’organisation et du calendrier du projet :
La suite du calendrier est un peu décalée par rapport au calendrier initial :
Au final, on peut s’attendre à une mise en production du SGBM à la BIU entre janvier et septembre 2018, ce qui nous laisse le temps de peaufiner la préparation de la migration…
Débutée le 25 janvier 2016 en BU Droit et close le 19 février à la BU Médecine Nîmes, l’enquête BIU-SGBM a pulvérisé tous les scores historiques staliniens avec 232 questionnaires renseignés alors que nous sommes peu ou prou 180 agents en incluant la BU Nîmes Vauban ! Mais ne sous-estimons pas le réseau (très) actif des bibliothèques associées…
Le dépouillement du questionnaire effectué, reste à faire l’analyse détaillée des résultats. Le GT « Conduite du changement » y travaillera courant mai 2016 selon trois axes : formations à prévoir, organisation du travail et impact sur le public.
Ces axes seront corrélés aux domaines d’activité suivants : collections, services aux publics, communication, patrimoine, direction, informatique et administration.
En un mot comme en cent, merci, merci, merci de votre participation à cette enquête qui nous révèlera de précieuses données nécessaires à la bonne mise à flot du SGBM.
Jean Llurba : Bonjour Julie, pouvez-vous nous dire quelles missions vous exercez à la BU Pharmacie ?
Julie Vidal : Je suis responsable du service des périodiques imprimés et de la documentation électronique. Je participe à la formation des usagers. D’autre part, je suis Correspondante Autorités auteur et matières pour les thèmes Santé et Sciences. Enfin, Je suis négociatrice Couperin GM Santé et THIEME.
J.L. : Et à quel moment avez-vous participé à ce projet ?
J.V. : Au départ, j’étais testeur BIU pour la Commission « découverte ». Suite au congé maternité de Laure Franceschi, je l’ai remplacée dans son rôle d’experte au niveau national.
J.L. : Pouvez nous expliquer la manière dont les auditions se sont déroulées ?
J.V. : Le marché prévoyait 3 séries d’auditions. Les premières séries ont eu lieu en septembre 2015 et se sont déroulées sur 15 jours. Les différents candidats avaient chacun 2 jours pour présenter leurs solutions informatiques. Suite à ces premiers entretiens, les experts ont rédigé un rapport pour chaque solution, soulignant les points forts et les points faibles de chaque proposition. La deuxième série d’auditions a eu lieu en janvier 2016. Les candidats se sont attachés à proposer des améliorations et des réponses sur les éléments que nous avions mis en exergue dans notre rapport. Le dernier moment d’échange avec les candidats a lieu début avril (2016).
J.L. : Je présume qu’ils ont tenu compte de vos remarques ?
J.V. : En effet, il est important de noter que ces auditions ont permis de réels échanges avec les candidats et ont rendu possible le développement d’interfaces spécifiques.
J.L. : Et en termes d’expérience humaine, que vous a apporté cette participation ?
J.V. : J’ai trouvé cette expérience très enrichissante d’autant plus qu’au départ j’avais peu (voire pas) de connaissances dans le domaine informatique et réseaux. Grace aux discussions et aux échanges avec les autres membres experts de ce domaine, j’ai acquis une expérience certaine sur ces questions.
J’ai aussi eu la chance d’avoir un large aperçu de l’offre actuelle de logiciels documentaires. Ce groupe de travail m’a permis de découvrir les différents produits proposés sur le marché.
J.L. : Donc une expérience positive pour vous ?
J.V. : Oui cette expérience s’est révélée très positive pour moi.
J.L. : Et sinon, où en est-on ?
J.V. : Maintenant la dernière série d’auditions débute le 11 avril. Il s’agit du dernier round d’auditions, à l’issue duquel 3 candidats vont être choisis. Les 9 sites pilotes, dont Montpellier, vont être les premiers à se ré-informatiser. Les autres membres du groupement choisiront ensuite parmi les 3 lauréats pour lancer eux aussi leur ré- informatisation.
J.L. : C’est une sacrée responsabilité pour les membres experts…Avez-vous rencontré des difficultés particulières ?
J.V. : Oui être expert au sein d’une Commission est une responsabilité (envers l’ensemble de la communauté universitaire et les professionnels de bibliothèque). Comme je l’ai dit plus haut, mon point faible au départ était mon manque de connaissances de base en informatique, mais cela n’a finalement pas été un réel obstacle pour la suite de ma participation à la commission.
J.L. : Tant mieux. Pouvez-vous nous dire quelles sont les attentes à venir sur l’outil de découverte ?
J.V. : L’outil de découverte sera très important. Ce sera une vitrine sur la bibliothèque pour nos usagers. Cet outil devra s’adapter à notre public : jeune. Ses fonctionnalités devront répondre à leur standard avec un site dynamique qui sera compatible avec les formats : tablette, smartphone …
J.L. : Merci Julie, pour vos réponses ! Un mot de conclusion ?
J.V. : Cette expérience était enrichissante, j’espère avoir été à la hauteur des enjeux et surtout que vous ne serez pas déçus par notre nouveau logiciel !
Interview de Jean-François Lutz, Responsable de la Bibliothèque Numérique de l’Université de Lorraine
Bonjour Jean-François, pouvez-vous nous dire quelle est l’implication de votre établissement dans le projet SGBM ?
Au début des années 2010, un premier regroupement d’établissements utilisateurs du SIGB Horizon, dont le mien, a commencé à réfléchir à un projet commun pour remplacer cet outil en fin de maintenance. L’Abes a vite été associée au projet… qui est devenu le projet SGBM. Naturellement, l’Université de Lorraine a été impliquée dans les réunions du comité technique et la construction du programme fonctionnel, jusqu’à l’été 2014. C’est à ce moment-là que la décision a été prise de participer au groupement de commandes mais de ne pas être site pilote.
Qu’est-ce qui vous a amené à prendre une telle décision, alors que votre établissement faisait partie des pionniers du projet SGBM ?
Les 4 ex-universités lorraines étaient en train de fusionner. La priorité de la future Université unique et de la direction de la documentation était de mettre en place le même SIGB pour toutes les bibliothèques. Il y avait à la fois un enjeu de culture professionnelle commune, mais également un souci vis-à-vis du public : les 4 anciens SCD utilisaient 4 outils différents ! Il n’était pas possible d’offrir un service cohérent pour nos usagers dans ces conditions. Le projet SGBM était attirant car il était la promesse d’une mutualisation encore plus large que celle que nous recherchions au niveau des établissements fusionnés. Il y avait également la perspective de faire évoluer nos outils en adoptant un SGB nouvelle génération, plus adapté aux exigences actuelles posées par le traitement de la documentation. Mais le calendrier du projet SGBM s’est vite avéré incompatible avec celui de la fusion de l’Université de Lorraine qui a eu lieu en 2012 : il aurait fallu attendre 6 ans après la fusion pour espérer proposer un outil commun. Cela n’était pas envisageable.
Votre établissement a été réinformatisé en septembre 2014 : pouvez-vous nous en dire un peu plus sur les choix qui ont été faits ?
Le remplacement des 4 SIGB s’est réalisé très rapidement, en 10 mois. Cela a permis d’atteindre le premier objectif : proposer un seul outil pour la gestion de la documentation. En revanche, les ambitions ont dû être revues à la baisse sur les aspects innovants du logiciel (nous avons choisi le logiciel V-Smart). Passer à un outil dans le cloud comme ceux qui seront proposés dans l’accord-cadre SGBM reste un objectif à court terme : nous sommes d’ailleurs impatients de voir quels seront les fournisseurs retenus à l’issue du dialogue compétitif.
A ce sujet, avez-vous des regrets d’être sorti du comité technique et du groupe des sites pilotes ?
Nous n’aurions sans doute pas eu les forces vives pour mener de front deux réinformatisations aussi rapprochées. Quitter le groupe de travail coordonné par l’Abes nous a effectivement coupés en grande partie de la vie du projet. Malgré les journées qui ont pu être organisées par l’Abes et l’Adbu à l’automne dernier, la mise en route de la vague pilote et des vagues suivantes reste très abstraite. Les journées de l’Abes seront l’occasion, je l’espère, d’échanger et d’obtenir des réponses aux questions que nous nous posons : les produits répondent-ils aux attentes ? Quel calendrier, pour quelles vagues ? etc.
Merci Jean-François, pour votre témoignage, et rendez-vous à Montpellier les 10 et 11 mai alors !
